基于有效時間利用的工作管理七大法則

課程背景：

大多數(shù)的員工在工作中效率不高，歸納的原因主要是時間沒有有效利用，工作能力不足所致......這些原因都是表象，實(shí)際背后的原因是每個人的性格及行為模式所決定。行為模式導(dǎo)致拖延，不能計(jì)劃和合理安排工作，使得工作效率低下;或者工作效能低下所致。

因此，通過認(rèn)知自我的性格特質(zhì)，揚(yáng)長避短，合理利用性格優(yōu)劣勢，掌握工作管理的基本成為提高工作效率的必然途徑，本課程即在認(rèn)知性格特質(zhì)的情況下，根據(jù)性格特質(zhì)發(fā)揮自己的工作優(yōu)勢潛能。

課程目的：

● 認(rèn)知自己性格特質(zhì)及行為模式的優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn);

● 了解影響工作效率的根本原因，掌握時間管理的基本原則和方法;

● 學(xué)會工作管理的七大法則，掌握提高工作效率的原則與方法，并結(jié)合實(shí)際工作將方法應(yīng)用于工作實(shí)踐。

課程時間：2天，6小時/天

課程對象：企業(yè)全體員工及有志于提高時間有效利用的有志之士

課程大綱

第一講：自省法則——分析時間的使用方式

一、認(rèn)識時間管理

1. 認(rèn)識時間管理的重要性

2. 未被意識到的6種時間浪費(fèi)

3. 規(guī)避時間管理不善的問題

二、掃除時間管理的心理障礙

1. 用自尊心強(qiáng)化時間意識

2. 讓拖延得到有效控制

3. 決策時不再猶豫

三、追蹤時間使用狀況

1. 用列表作為工具

2. 列一份時間開銷清單

3. 診斷自己的時間管理能力

四、出色的自我時間規(guī)劃

1. 5步完成個人時間規(guī)劃

2. 個人時間規(guī)劃的6種方法

3. 基于個人性格的時間管理

五、用好情緒提升時間利用率

1. 別讓壞情緒損耗你的時間

2. 時刻保持良好的心情

3. 提高時間效率的7項(xiàng)練習(xí)

第二講： 目標(biāo)法則——用SMART標(biāo)準(zhǔn)提高效率

一、目標(biāo)明確，行動才有效

1. 讓目標(biāo)明確的5W1H法

2. 用目標(biāo)展開圖確定目標(biāo)與責(zé)任

3. 目標(biāo)管理卡會讓目標(biāo)更規(guī)范

二、目標(biāo)管控，量化要到位

1. 目標(biāo)可衡量的3個關(guān)鍵指標(biāo)

2. 數(shù)字化讓目標(biāo)易于被衡量

3. 目標(biāo)無法量化時也要可判定

三、目標(biāo)可實(shí)現(xiàn)才有執(zhí)行力

1. 讓總目標(biāo)大樹分出小枝杈

2. 用階段性區(qū)分法實(shí)施目標(biāo)

3. 目標(biāo)清晰，能力也要到位

四、大小目標(biāo)之間緊密相連

1. 保持目標(biāo)體系的整體相關(guān)性

2. 將個人目標(biāo)與企業(yè)目標(biāo)合二為一

3. 讓長短期目標(biāo)緊密結(jié)合

五、以確切的時間點(diǎn)管控進(jìn)度

1. 給出任務(wù)完成的最后期限

2. 全程監(jiān)控目標(biāo)執(zhí)行的進(jìn)度

3. 反應(yīng)要敏捷，行動要快速

第三講： 方圓法則——一切按規(guī)則做事

一、未雨綢繆的計(jì)劃控制

1. 制定高可行性的計(jì)劃

2. 設(shè)置計(jì)劃的關(guān)鍵控制點(diǎn)

3. 3種有效的計(jì)劃工具

二、無規(guī)則，不成方圓

1. 一時只做一件事

2. 做了就一定要做完

3. 工作中要有節(jié)奏感

三、用紀(jì)律保證工作的按時完成

1. 培養(yǎng)員工的紀(jì)律性

2. 消滅偶發(fā)的懈怠之心

3. 沒做到時的“懲罰”

四、好習(xí)慣利于時間的控制

1. 保持良好的肢體語言

2. 讓精力更集中

3. 今日事，今日畢

五、將隱藏的時間充入計(jì)劃

1. 善用空檔時間

2. 創(chuàng)造時間區(qū)

3. 逆勢操作換來時間

第四講： 四象限法則——在正確的時間做正確的事

一、分清工作的緊急、重要度

1. 分清工作的輕重緩急

2. 劃分優(yōu)先事項(xiàng)與滯后事項(xiàng)

3. 給任務(wù)貼上“ABCDE” 標(biāo)簽

二、設(shè)定不同等級的優(yōu)先權(quán)

1. 3步建立工作優(yōu)先權(quán)

2. 用5個問題設(shè)定優(yōu)先級別

3. 設(shè)立個人優(yōu)先級

三、選擇工作處理的最佳時機(jī)

1. 迅速落實(shí)優(yōu)先級較高的工作

2. 順便完成舉手之勞的工作

3. 選擇一種能產(chǎn)生效率的拖延

四、“做正確的事”與“正確地做事”

1. 看清正確的事

2. 讓時間投資收益最大化

3. 花時間思考正確做事的方法

五、以結(jié)果為導(dǎo)向控制時間

1. 分析目前的操作能力

2. 實(shí)施高效的專案管理

3. 一次到位工作法：嚴(yán)格按計(jì)劃落實(shí)

第五講： 精簡法則——優(yōu)化工作流程和細(xì)節(jié)

一、事前預(yù)想最佳的做事流程

1. 用SWOT分析法明確流程作業(yè)時間

2. 掌控作業(yè)流程中的關(guān)鍵點(diǎn)

3. 流程優(yōu)化也需要發(fā)揮創(chuàng)造力

二、化繁為簡地優(yōu)化流程

1. 去除流程中的冗余環(huán)節(jié)

2. 合并可簡化的環(huán)節(jié)

3. 為不合理的環(huán)節(jié)重新排序

三、推倒重來也是流程優(yōu)化

1. 5why法診斷不當(dāng)環(huán)節(jié)

2. 重新設(shè)計(jì)流程的3個步驟

3. 讓新流程運(yùn)作更協(xié)調(diào)

四、讓工作環(huán)境更加簡潔有序

1. 合理布置辦公空間

2. 整理和清理新舊文檔

3. 善用6種整理小工具

五、善用網(wǎng)絡(luò)提高工作效率

1. 巧用電子郵件為辦公助力

2. 用網(wǎng)絡(luò)簡化日程管理

3. 最快速找到所需的資料

第六講： 韻律法則——讓每一分鐘都有價值

一、全力保持工作韻律

1. 確認(rèn)自己的工作韻律

2. 讓工作韻律更和諧

3. 保持工作韻律的4種方法

三、快速處理電話干擾

1. 快速處理電話干擾的兩大策略

2. 高效接聽工作來電

3. 巧妙拒絕私人電話和推銷電話

三、化繁為簡分配任務(wù)更有效率

1. 任務(wù)分配前的“三清楚”

2. 委派任務(wù)時的5個要點(diǎn)

3. 任務(wù)委派后不忘跟進(jìn)

四、聽好任務(wù)少干擾

1. 只有這樣聽才不會錯

2. 任務(wù)只需一次確認(rèn)

3. 分內(nèi)、分外，事都關(guān)己

五、溝通中的防干擾和抗干擾

1. 選擇時機(jī)，不要貿(mào)然溝通

2. 掌握溝通對象的工作韻律

3. 機(jī)智應(yīng)對突然來訪者

第七講： 80/20法則——把時間用于少數(shù)重要的事

一、把時間留給最重要的事

1. 80%的業(yè)績來自20%的任務(wù)

2. 衡量工作任務(wù)的價值

3. 為20%的重要任務(wù)留出時間

二、專注于最重要的事

1. 掙脫日?，嵤碌氖`

2. 對重要的事投入興趣

3. 提醒自己的專注力

三、為最重要的事創(chuàng)造時間

1. 消減時間的過度損耗

2. 壓縮一般性事務(wù)的處理時間

3. 用適宜的投資創(chuàng)造出時間

四、減少多余責(zé)任的時間消耗

1. 統(tǒng)計(jì)自己的責(zé)任清單

2. 去掉不重要的責(zé)任

3. 學(xué)會對任何人說“不”

五、在高效的時間段做重要的事

1. 探尋最高效的時間段

2. 靈活分解時間段

3. 合理組合時間段